공구방 주문 엑셀 정리하는 법

1. 손님께 주문 형식부터 공지하세요

정리가 쉬워지려면 손님 글이 비슷한 모양이어야 해요. 공구를 열 때 방 공지에 주문 방법을 적어 두세요. 그대로 써도 되는 예시예요.

• 숫자 4자리는 손님마다 늘 같은 숫자를 쓰게 해 주세요. 같은 대화명을 가려내고, 픽업 때 손님을 찾는 열쇠가 돼요.
• 1234·0000처럼 쉬운 숫자는 다른 손님과 겹치기 쉬워요.
• 공지에 ‘전화번호’를 묻는 말을 쓰면 개인정보를 묻는 글로 보여 신고로 방이 막힐 수 있어요. ‘숫자 4자리’라고 쓰는 편이 안전해요.
• 마감 날짜와 시각을 꼭 적어 두세요. 나중에 마감 뒤 글을 가려내는 기준이 돼요.

2. 표는 ‘상품 하나 = 한 줄’로 적어요

주문 기록 시트를 하나 만들고, 손님 글을 읽을 때마다 아래처럼 한 줄씩 적어요. 손님 글 하나에 상품이 둘이면 두 줄로 나눠요.

주문 기록 시트 예시(지어낸 대화명·상품)

• 시각 — 손님이 글을 쓴 시각이에요. 마감 뒤 글을 골라낼 때 써요.
• 대화명·숫자 4자리 — 둘을 같이 적어야 같은 손님을 알아봐요. 숫자 4자리 칸은 텍스트 형식으로 두세요. 숫자로 두면 0123의 0이 사라져요.
• 상품 — 손님이 줄여 부른 이름이라도 표에는 정해 둔 상품 이름으로 적어요. 그래야 나중에 상품별로 더할 수 있어요.
• 수량·구분 — 주문·추가는 플러스, 취소는 마이너스로 적어요.
• 원문 — 손님 글을 그대로 붙여 두면, 나중에 말이 다를 때 바로 확인할 수 있어요.

3. 추가·취소·변경은 고치지 말고 새 줄로

이미 적은 줄을 고치거나 지우면 언제 무엇이 바뀌었는지 남지 않아요. 바뀐 만큼 새 줄을 더하세요.

• 추가 — “하나 더요”는 같은 상품 +1 줄.
• 취소 — “취소할게요”는 그때까지 주문한 수량만큼 마이너스 줄. 일부만 취소하면 그만큼만.
• 변경 — “2개를 1개로 바꿀게요”는 차이만큼 -1 줄. 상품을 바꾸면 원래 상품 마이너스 줄과 새 상품 플러스 줄.
• “아까 거” 같은 글 — 그 손님의 앞 주문을 찾아 어떤 상품인지 정하고, 원문 칸에 글을 그대로 남겨요. 헷갈리면 손님께 물어보는 게 빨라요.

이렇게 적어 두면 상품별·손님별로 더하기만 해도 지금 수량이 나와요.

4. 같은 대화명은 숫자 4자리로 가려요

대화명은 겹치기도 하고 바뀌기도 해요. 한 손님은 ‘대화명 + 숫자 4자리’로 보세요. 표 옆에 손님 칸을 하나 더 만들어 =B2&"-"&C2 처럼 이어 붙이면(예: 콩이맘-3857) 정렬과 합계가 쉬워져요.

• 대화명 끝에 숫자를 붙인 손님(콩이맘3857)은 대화명 칸에 이름만, 숫자 칸에 3857을 적어 같은 손님으로 모아요.
• 같은 숫자 4자리를 다른 대화명이 쓰면 다른 사람일 수 있어요. 따로 표시해 두고 픽업 때 한 번 더 확인하세요.
• 숫자를 빼먹은 글은 그 손님의 앞 주문에서 숫자를 찾아 채우고, 못 찾으면 물어보세요.

5. 마감 기준을 정해 두세요

마감 시각이 지나서 온 주문과 취소를 어떻게 할지 미리 정해 공지해 두면 다툼이 줄어요. 표의 시각 칸을 마감 시각으로 거르면 마감 뒤 줄을 한 번에 볼 수 있어요.

특히 거래처에 발주한 뒤에 온 취소는 남는 물건이 돼요. 그런 줄은 구분 칸에 ‘마감 뒤 취소’처럼 따로 적어 두면, 가게에서 따로 팔 수량을 셀 때 편해요.

6. 상품별 합계로 발주하기

상품 합계 시트를 하나 더 만들고 상품 이름을 한 줄씩 적은 뒤, 옆 칸에 SUMIF로 수량을 더해요. 취소를 마이너스로 적었으니 그냥 더하면 지금 수량이 나와요.

A2는 상품 이름, 주문기록 시트의 D열은 상품, E열은 수량이에요. 위 예시라면 이렇게 나와요.

상품 합계 시트 예시 — 딸기 2 + 1 + 3 = 6, 짬뽕탕 1 − 1 = 0

• 공급가 칸을 두고 수량 × 공급가로 발주 금액을 계산해요.
• 맛·옵션이 있는 상품은 “딸기잼(블루베리)”처럼 상품 이름에 넣거나, 맛 칸을 하나 더 만들어 따로 더해요.
• 함수가 어렵다면 피벗 테이블에서 행 = 상품, 값 = 수량 합계를 고르면 같은 표가 나와요. 엑셀과 구글 시트 모두 SUMIF와 피벗 테이블이 있어요.

7. 픽업날엔 손님별 목록으로

피벗 테이블에서 행 = 손님(대화명-숫자 4자리), 열 = 상품, 값 = 수량 합계로 두면 손님마다 받아갈 것이 한 줄로 나와요. 숫자 4자리 순으로 정렬해 인쇄해 두고, 찾아가면 옆에 표시해요. 안 찾아간 손님은 따로 모아 연락하거나 다음에 오실 날을 적어 두세요.

손으로 할 때 자주 생기는 실수

• 원문을 안 남겨서 손님과 수량이 다를 때 확인을 못 해요.
• 숫자 4자리 앞의 0이 사라져 다른 손님과 섞여요.
• 취소 줄을 지워 버려 언제 취소했는지 알 수 없게 돼요.
• 마감 뒤에 온 글을 놓쳐 발주 수량과 실제 주문이 달라져요.
• 대화명만 보고 적어 같은 이름 손님의 주문이 합쳐져요.

자동으로 하면 이렇게 돼요

위 표를 손님 글이 올라올 때마다 저절로 채워 주는 게 채팅 자동 정리예요. 톡차곡에서는 이렇게 해요.

• 카톡방 글을 읽어 대화명·숫자 4자리·상품·수량으로 나눠 장부에 넣고, 추가·취소도 반영해요. 손님이 쓴 글은 대화 내역에 그대로 남아요.
• 대화명 끝에 숫자 4자리가 붙은 손님은 글에 숫자를 안 써도 같은 손님으로 모아요.
• 예약마감 날짜·시각이 지난 뒤 온 주문은 장부에 넣지 않고, 마감 뒤에 온 취소는 발주 집계에 따로 표시해요.
• 상품별 합계는 발주 집계 화면에서, 손님별 픽업은 수령 화면에서 숫자 4자리로 찾아 봐요. 정리한 주문은 엑셀로도 받아요.

자주 묻는 질문